1.会議中の時間を有効活用する考え方
会議は情報共有や意思決定の場として重要ですが、すべての会議が生産的とは限りません。
特に、議論の中心にいない場合や、単なる情報共有の場であれば、全時間を会議だけに費やすのは非効率的です。
ここで提案したいのは、「会議に参加しながらも別の作業を進める」という新しい働き方です。
この方法は、一見「失礼」や「不真面目」と思われがちですが、適切に実践すればむしろ効率的に仕事を進め、会議そのものの価値を高めることができます。
この記事では、会議中に別の作業を進める際の具体的なテクニックや注意点を解説します。
「参加するけれども、ただ座っているだけではない」効率的な働き方を学び、時間の無駄を最大限減らす方法を一緒に考えてみましょう。
2. 会議中に別作業をするべき会議の見極め方
会議中に別の作業を進めることが許されるかどうかは、会議の性質や自分の役割によります。
以下の3つのポイントを基準に、別作業を進めても良い会議かどうかを見極めましょう。
(1) 目的が曖昧な会議
議題がはっきりしていない、または結論が期待できない会議は、効率が低下しがちです。
例えば、単なる情報共有の場や、方向性が定まらない議論が続く会議では、自分の時間を有効に使う余地があります。
(2) 自分の発言や関与がほとんどない会議
会議の進行において、自分が発言する必要がほとんどなく、議論の中心にならない場合、傍観者として参加する形になります。
その場合は、会議の進行を見守りながら、別の作業を進めるチャンスです。
(3) 長時間化しやすい会議
議論が収束しない会議や、参加者が多く一人ひとりの意見を聞くのに時間がかかる会議は、長引きやすい傾向があります。
こうした会議では、別の作業を進めることで、時間の浪費を最小限に抑えられます。
注意点
これらの基準に当てはまる場合でも、会議の本質的な目的を損なわないよう配慮することが重要です。
自分が関与すべき瞬間にはしっかり参加し、存在感を示すことを忘れないようにしましょう。
3. 堂々と別作業をするための準備
別作業を進めるには、事前の準備が不可欠です。
適切な作業内容と環境を整えることで、会議に参加しながら効率を高めることが可能になります。
(1) 作業の種類を選ぶ
会議中に進める作業は、注意が必要ない簡単なタスクに絞りましょう。
例えば、以下のような内容が適しています。
- メールのチェックや返信
- タスクリストの整理
- 資料の軽い校正や確認
これらのタスクは、会議の流れを把握しながら並行して進められます。
(2) 会議でのポジションを確保する
別作業を進める場合、座る位置も重要です。
例えば
- 会議室の隅や後方に座る
- カメラに映りにくい場所を選ぶ（オンライン会議の場合）
こうすることで、他の参加者に目立たず作業に集中できます。
(3) 会議の資料を事前に熟読
事前に議題や資料を把握しておくことで、会議の進行に遅れを取らない準備が整います。
主要な議論やポイントを予測しておけば、重要な瞬間にだけ集中し、それ以外の時間を有効活用できます。
注意点
別作業を進める際には、会議の進行に悪影響を与えないよう、適度な配慮が必要です。
会議全体の目的を損なわない範囲で行いましょう。
4. 別作業を進める際の注意点
別作業を進めることが効率的でも、周囲に配慮しつつ会議の目的を損なわないことが大切です。
以下のポイントを守ることで、スムーズに別作業を進められます。
(1) 周囲に気づかれないようにする配慮
自分の作業が他の参加者にとって「無視されている」「不真面目」と感じられないように注意が必要です。
以下の工夫が有効です。
- 作業画面を目立たせない配置を選ぶ
- キーボード音や画面の明るさに配慮する
- 必要な時はアイコンタクトや相槌で関心を示す
(2) 会議で重要な内容を見逃さない工夫
別作業を進めつつも、会議の本題を把握することが求められます。
- 発言者のトーンやキーワードに注意し、重要な部分を見極める
- 要点だけを短いメモに記録する
- 必要に応じて録音機能を利用し、後で確認する
(3) 作業が終わった後のフォローアップ
別作業をしていたとしても、会議全体の成果に貢献していることを示すフォローアップを行いましょう。
- 会議後のメールで自分の意見や補足情報を共有する
- 他者の発言を元に具体的な提案をする
- 会議の結論を確認し、それに基づくアクションをすぐに実行する
別作業は、会議の本来の目的や周囲との調和を損なわない範囲で行うことが重要です。
配慮と工夫を怠らず、自分の効率を上げながらもチームの一員としての役割を果たしましょう。
5. 実践例：別作業を活用して効率を上げたケース
「チームリーダーが会議中にプロジェクトの進捗を加速させた成功例」
C社のプロダクトチームリーダーである中村さん（仮名）は、毎週行われるチーム会議に参加していました。
しかし、その会議は参加者全員で情報を共有する場として機能しており、議論の中心は他のメンバーが担当するプロジェクトに偏っていました。
中村さん自身の担当分野が取り上げられる時間は少なく、彼にとっては非効率的な場面が多くありました。
ある日、中村さんは次回の製品リリースに向けた計画が遅れている状況に直面し、リリーススケジュールの調整を優先的に進める必要がありました。
そこで、中村さんは会議中の時間を有効に活用することを決断。
事前に会議の議題を確認し、自分が関与しない話題が続く時間帯に、製品リリーススケジュールの見直し作業を進める準備をしました。
具体的なアプローチ
- 会議の内容を把握
中村さんは議題と進行スケジュールを事前に確認。自分が関与する必要がない時間帯を特定しました。 - タスクを小分けに準備
リリーススケジュールの調整を数分で進められるように、必要なデータや資料を整理しておきました。 - 配慮ある参加姿勢
他のメンバーが話している間も適切な相槌や視線を送り、会議から完全に切り離されている印象を与えないようにしました。
結果
会議中に、リリーススケジュールに関する主要な調整が完了しました。
その後、会議が終わると同時に関係者にメールで新しいスケジュール案を共有。
この迅速な行動により、製品リリースの準備が1週間分早まり、チーム全体から感謝される結果となりました。
会議後、中村さんは次のように語りました。
「会議をただ受け身で聞くだけではなく、戦略的に活用することで、無駄と思える時間を成果に変えることができました。
これは単なるズルさではなく、チーム全体のために必要な効率化だったと思います。」
このエピソードは、「会議中の別作業は自己中心的だ」という偏見を払拭し、むしろ全体の成果に貢献できるということを証明しています。
要点は、準備と配慮を怠らないことです。
6. まとめ
会議の時間は、ただ聞くだけの受動的なものにするのではなく、戦略的に活用することで生産性を大きく向上させる可能性を秘めています。
本記事で紹介した方法を実践することで、会議中の時間を「無駄」から「価値ある時間」に変えることができます。
主なポイントの振り返り
- 会議中に別作業を行うことは悪ではない
→ 準備と配慮があれば、全体の効率を下げずに個々の生産性を高めることが可能。 - 適切なタイミングと作業選びが鍵
→ 会議の性質を見極め、重要でない議題の間に簡単なタスクを進める。 - 結果で存在感を示す
→ 会議後のアクションや成果物で、自分の貢献を証明することが重要。
今日から実践するためのアドバイス
次に参加する会議で、事前に議題と進行予定を確認してみてください。
そして、自分が発言しない場面や関与が薄い時間帯を活用して、メールの整理や資料準備など簡単なタスクを進めてみましょう。
会議は一方的に情報を受け取る場ではなく、自分の仕事を効率的に進めるためのツールとして捉える視点を持つことが、現代のビジネスパーソンに求められる新しい働き方です。